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EL ARTE DE LA ESTRATEGIA

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La comunicación eficaz

Relaciones con las personas > Comunicación

La comunicación consiste en la transmisión de una información.

Para conseguir una comunicación eficaz es preciso realizar correctamente los pasos que implica el proceso.


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La comunicación eficaz

Según los estudios realizados, quien desempeña un puesto de jefatura dedica a comunicarse con los demás de algún modo, más del 80% de su tiempo. Viene a tener, según las estimaciones realizadas, entre cuatrocientas y quinientas transacciones de comunicación diarias con otras personas. Una comunicación tiene siempre un objetivo que cumplir: de ordinario se trata de conseguir que alguien haga algo, que alguien realice una acción que nos interesa: que nos firme un pedido; que imparta una orden; que nos facilite una información; o, en último caso, que forme, por ejemplo, una buena opinión sobre nosotros, sobre la eficacia de nuestro equipo o la calidad de nuestro producto.

Las formas que puede revestir esta comunicación son, por supuesto, muy variadas. Van desde las entrevistas, o las reuniones, a las llamadas telefónicas, el correo o los viajes. Cabe reducirlas a unas pocas categorías: verbal o escrita; y de ida o de vuelta. En otras palabras: se puede hablar, escuchar, escribir o leer. Cada forma de comunicarse tiene ventajas e inconvenientes.

La comunicación verbal tiene dos características (consecuencia la segunda de la primera) que la marcan profundamente. Es:

- Inmediata, lo que la hace enormemente eficaz.

- De doble sentido (de ida y vuelta), lo que permite el diálogo sin esperas. Por otra parte, su espontaneidad le resta muchas veces reflexión y, por tanto, calidad.

La comunicación escrita, a su vez, está marcada por una característica peculiar. Resulta:

- Permanente, lo que facilita el que sea soporte de informaciones que exijan precisión y/o que deban ser conservadas.

- De un solo sentido y más lenta que la verbal.

Como consecuencia de esas características, el tipo de comunicaciones habitual en el mundo del trabajo se centra en tres modalidades:

- El diálogo, en persona (con una o con varias) o por teléfono.

- La escritura y la lectura, que afectan a documentos de tipo muy diverso y que se están ampliando velozmente con la telemática.


La comunicación eficaz

Los avances en Internet están posibilitando, en teoría, el diálogo escrito en los chats. Pero no se puede decir que se practique de modo habitual en el mundo del trabajo.


En cualquiera de esos modos de comunicación, la eficacia habitual resulta bastante baja. Pero lo más destacable es que no se tiene conciencia de ello; no se percibe la dificultad que implica. Una comunicación perfecta sería pesada, cara y aburrida. Los frecuentes problemas que suscita la mala comunicación se achacan, habitualmente, a fallos puntuales de carácter humano. Fallos que siempre son del otro. Inevitablemente, cada fallo de comunicación implica una pérdida en cuanto a resultados alcanzados. Y exige una nueva inversión de tiempo para repetir lo mal realizado... cuando el asunto tiene algún tipo de arreglo, que no siempre lo tiene.

La comunicación consiste en la transmisión de una información. No es nunca gratuita. No tiene como objetivo, por ejemplo, aumentar los conocimientos del otro (salvo el caso de la formación). Su fin es cambiar una conducta; mover a otra persona a hacer algo que no hubiera hecho espontáneamente sin esta comunicación. Para alcanzar este objetivo de cambiar una conducta, el mensaje que se comunica debe ser percibido, comprendido y aceptado. De otro modo, el tiempo y el esfuerzo dedicados a la comunicación habrán sido inútiles. Es preciso, por tanto, dar la suficiente calidad a estos pasos como para conseguir la eficacia que se persigue. El problema mayor que aparece en la comunicación es el de no llegar a ser comprendido; o ser comprendido defectuosamente.


La comunicación eficaz

En uno u otro caso no se consigue alcanzar el resultado que se pretendía. Para conseguir una comunicación eficaz es preciso realizar correctamente los pasos que implica el proceso, en lo que al emisor se refiere:

- Codificación. Lo que supone dar la forma más adecuada a la información a transmitir. Esta codificación tiene que hacerse en el "lenguaje" del otro

- Transmisión. Deben contemplarse todas las dificultades inherentes a la transmisión de un mensaje. Las posibilidades de interferencia. O de no recepción. En el caso del diálogo, por ejemplo, es preciso garantizar la escucha activa. De nada sirve intentar convencer a un cliente o a un colega cuando están visiblemente distraídos o preocupados por otro asunto.

- Realimentación (feedback). Es decir, hacerse devolver por el receptor el mensaje de tal modo que se pueda garantizar que ha sido recibido y comprendido perfectamente. Y que no hay, en principio, rechazo hacia él.

En cuanto al receptor, una comunicación eficaz requiere una correcta ejecución de la decodificación, lo que supone interpretar conceptualmente la información recibida y de la interpretación que debe tener muy en cuenta los criterios que se le suponen al emisor.

Fuente: Revista Emprendedores

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